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A causa del Coronavirus gli uffici si sono svuotati per consentire ai lavoratori di continuare a svolgere la loro professione in sicurezza, tra le mura domestiche. Secondo le statistiche questa tendenza non è destinata a scomparire, al contrario, saranno sempre più numerose le aziende che adotteranno lo smart working, così come l’home office, in pianta stabile. Fortunatamente, oggi possiamo usufruire di numerosi mezzi per lavorare da casa in tutta praticità. Ecco come organizzare lo smart working in modo efficiente e senza intoppi.
Smart working: scegliere la postazione e l’attrezzatura
L’ambiente in cui si deciderà di svolgere il proprio lavoro da casa è particolarmente importante per la produttività, perciò lo si dovrà scegliere con cura. Coloro che non dispongono di una stanza dedicata potranno scegliere un punto della casa tranquillo e poco trafficato, meglio se vicino al router, per una connessione veloce, e in prossimità di una finestra. La finestra non dovrà mai risultare alle proprie spalle, poiché potrebbe determinare fastidiosi riflessi al monitor.
La postazione da smart working dovrà essere arredata con mobili adatti; il tavolo e la sedia della cucina non sono l’ideale! Per evitare problemi alla schiena o al collo, meglio utilizzare una scrivania, o uno stand-up desk, e una sedia regolabile con braccioli.
Lavoro da casa: l’equipaggiamento tecnologico
Spesso sono le aziende stesse a fornire tutto il necessario per svolgere lo smart working da casa. Tuttavia, quando ciò non dovesse essere possibile, ci si dovrà organizzare da sé. Coloro che opteranno per un laptop avranno il vantaggio di poter cambiare la propria postazione di lavoro con estrema facilità. Per una maggiore comodità si potranno anche utilizzare mouse e tastiera wireless.
Se l’ambiente in cui si lavora è particolarmente rumoroso si potranno utilizzare delle cuffie cancella-suono. Coloro che devono partecipare a videoconferenze, invece, non potranno fare a meno di un microfono. A seconda del genere di lavoro che si dovrà svolgere da casa sarà opportuno munirsi di stampante e scanner, per caricare documenti nel cloud o per condividerli con il proprio gruppo di lavoro.
I tool e i software indispensabili per lo smart working
Oggi sono numerosissimi i software realizzati appositamente per svolgere il proprio lavoro da casa in tutta praticità. Oltre ai tool e alle applicazioni mobili per guadagnare soldi da casa, esiste anche un vasto numero di programmi indispensabili per lo smart working. Tra questi i più popolari sono TeamViewer, Skype, Asana, Google Drive, Microsoft Team, DropBox e Zoom.
Molti di questi strumenti sono gratuiti, mentre altri offrono una versione free per un limitato periodo di tempo. Mentre un team di lavoro tenderà, per ovvie ragioni, ad utilizzare lo stesso software per comunicare o per realizzare videoconferenze, altri tool per gestire il lavoro da casa, come Trello e Smartsheet, potranno essere utilizzati autonomamente per tenere traccia degli appuntamenti e dei vari progetti.
Smart working: come comunicare con il proprio team
Tra i vantaggi dello smart working spicca la possibilità di poter scegliere gli orari di lavoro con una maggiore autonomia. Nonostante ciò, bisogna ricordarsi di garantire la propria disponibilità per quanto riguarda la comunicazione con il proprio team. Infatti numerose aziende considerano fondamentale la comunicazione con il proprio gruppo di lavoro. La comunicazione da remoto con i propri colleghi, clienti o datori di lavoro, differisce totalmente da quella tipicamente svolta durante un normale giorno lavorativo in ufficio.
Con lo smart working il contatto diretto è ormai un ricordo lontano, tuttavia, se organizzata nel modo giusto, anche la comunicazione da remoto tra colleghi può risultare altrettanto soddisfacente, a patto d’essere reciprocamente disponibili. Affinché un team di lavoro possa rimanere in contatto senza difficoltà sarà bene stabilire un orario di disponibilità lavorativa da condividere.
Lavorare da casa richiede una certa dose di flessibilità, pertanto sarà necessario rispettare gli orari, partecipare alle videochiamate e rispondere con celerità a email e messaggi importanti.
Come raggiungere gli obiettivi senza distrazioni
Avere una lista di quelle che sono le principali cose da fare permette di lavorare in modo più efficiente. L’utilizzo di un semplice strumento come il cronometro consentirà di rispettare con precisione i tempi di pianificazione dei compiti da svolgere. Inoltre, l’utilizzo del cronometro permetterà di tenere sotto controllo il tempo trascorso al cellulare, leggendo e-mail, ecc.
Per mantenere il ritmo degli impegni presi è consigliabile avere degli orari precisi, anche per quanto riguarda le pause.
Quando si lavora, sia da casa che dall’ufficio, la più frequente causa di distrazione è sicuramente determinata dal cellulare. Notifiche di social, messaggi e news tendono ad attirare la nostra attenzione, soprattutto durante lo smart working, poiché protetti dalla privacy della nostra abitazione. Per non compromettere la produttività, ci si dovrà sforzare di controllare il telefono solo durante le pause.
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