Agenda Digitale italiana e digitalizzazione degli archivi cartacei: cosa è importante sapere

L’Agenda Digitale italiana è un piano triennale che prevede una serie di obiettivi inerenti all’utilizzo delle tecnologie di informazione per favorire innovazione e crescita economica.

A vigilare su questo processo c’è l’AgID, Agenzia per l’Italia Digitale, che coordina le amministrazioni durante il percorso di attuazione del suddetto piano triennale.

Il fine ultimo è quello di trasformare in digitale tutto il Paese e, quindi, di dare sostegno e promozione alle competenze digitali in collaborazione con organismi locali, nazionali e internazionali.

Dall’Agenda Digitale alla conservazione sostitutiva del cartaceo

In questo grande piano rientrano i servizi di conservazione sostitutiva documenti cartacei, nati per favorire un miglioramento strategico delle organizzazioni e uno snellimento dei tempi burocratici. Nel Piano Triennale, infatti, sono definiti i principi fondamentali e le regole che, in ottemperanza alla Legge di Stabilità del 2016, servono a rendere più efficienti i piani di governance e di monitoraggio, oltre a ridurre le spese annuali di gestione generale.

Tale piano si sviluppa su tre pilastri

 A livello nazionale stabilisce le regole e gli standard di ottimizzazione degli investimenti, finalizzati alla transizione digitale e all’implementazione delle innovazioni informatiche.

A livello amministrativo, invece, stabilisce i modelli da attuare per sviluppare servizi di alta efficienza, finalizzati alla semplificazione interna ed esterna.

A livello privato, infine, il piano prevede una serie di investimenti a lungo periodo per creare un’integrazione coerente con i due precedenti ambiti.

In sintesi, quindi, il Piano vuole rifocalizzare la spesa delle pubbliche amministrazioni migliorando la qualità dei servizi offerti a cittadini e imprese. Tra gli ambiti di azione, come già anticipato poc’anzi, c’è quello della conservazione sostitutiva o in outsourcing, un servizio svolto da aziende accreditate AgID che permette di dematerializzare gli archivi con efficienza, risparmio e sicurezza.

Conservazione sostitutiva: di cosa si tratta?

In altre parole per favorire la digitalizzazione di archivi cartacei è necessario, prima di tutto, acquisire, in formato digitale, tutta la documentazione già presente su formati tradizionali. La digitalizzazione completa di un’organizzazione, quindi, può definirsi compiuta quando gli archivi documentali cartacei vengono acquisiti in formato elettronico mentre le procedure future, da un certo punto in poi, vengono dematerializzate e informatizzate.

Si tratta di un passaggio doveroso, come evidenziato nei paragrafi precedenti, soprattutto perché regolamentato da una serie di norme e appuntamenti internazionali. Oltretutto è una transizione che richiede tempo e che, soprattutto, può essere affidata ad aziende terze, specializzate nell’erogare questo genere di servizi.

La Conservazione Digitale, infatti, è prevista nel Codice dell’Amministrazione Digitale, al Decreto Legislativo 82 del 2005, e in altre norme secondarie. È un processo che assicura la validità legale e la leggibilità dei documenti nel tempo e che, per via della delicatezza e dell’importanza che ricopre, può e spesso deve essere affidato del tutto o in parte a soggetti pubblici o privati accreditati, come stabilito nella Delibera del 19 febbraio 2004 del CNIPA, Centro Nazionale per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione.

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